دليل تفعيل الفوترة الإلكترونية في متجرك

يساعدك هذا الدليل على ربط متجرك مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتشغيل إصدار الفواتير تلقائيا، ومعرفة ما يحدث عند الاسترداد أو المرتجعات.

اتبع الخطوات بالترتيب. بعد إكمالها، سيصدر المتجر الفواتير الإلكترونية تلقائيا عند وصول الطلب إلى الحالة التي تختارها.

تأكد من أن لديك:

إذا لم تكن متأكدا من بيانات المنشأة أو الرقم الضريبي، راجعها مع المحاسب قبل التفعيل.

افتح منصة فاتورة، ثم اختر تهيئة وحدة \ جهاز جديد.

بعد ذلك ستظهر لك صفحة إنشاء رمز التفعيل.

مهم:

من لوحة تحكم المتجر، افتح صفحة الفوترة الإلكترونية.

سترى خطوات الربط داخل الصفحة:

راجع بيانات المنشأة أولا، ثم أدخل رمز التفعيل الذي أنشأته من منصة فاتورة، وبعدها أكمل الربط.

بعد نجاح الربط، لا يعني ذلك أن الفواتير ستصدر تلقائيا مباشرة. بقيت خطوة مهمة: اختيار حالة الطلب.

هذه أهم خطوة بعد الربط.

النظام لا يختار حالة الطلب تلقائيا. يجب عليك اختيار الحالة المناسبة من إعدادات الفوترة الإلكترونية وحفظها.

مثال:

اختر الحالة التي تعني بالنسبة لمتجرك أن الطلب أصبح مؤكدا وجاهزا للفوترة.

نوصي عادة باختيار حالة بعد تأكيد الدفع أو اعتماد الطلب، وليس حالة مبكرة قد يتغير بعدها الطلب أو يلغى.

بعد حفظ حالة الطلب:

افتح صفحة الطلب. ستجد قسم خاص بالفوترة الإلكترونية.

في هذا القسم يمكنك معرفة:

اضغط عرض الحالة إذا أردت التأكد من نتيجة الإرسال.

إذا كانت الحالة ناجحة، فهذا يعني أن المستند تم إرساله. إذا ظهرت رسالة تحذير، اقرأها وراجع القسم الخاص بالتحذيرات في نهاية المقال.

إذا كان الطلب له فاتورة إلكترونية، ثم قمت بعمل استرداد مالي للعميل، سيقوم النظام بإنشاء إشعار دائن تلقائيا بعد نجاح الاسترداد.

الإشعار الدائن هو المستند الذي يوضح أن جزءا من قيمة الفاتورة أو كاملها تم إرجاعه للعميل.

داخل نافذة الاسترداد سيظهر تنبيه يوضح أن العملية ستنشئ إشعار دائن في ZATCA عند نجاح الاسترداد.

لا تحتاج إلى تفعيل خيار إضافي لإنشاء الإشعار الدائن. التنبيه فقط حتى تكون على علم بما سيحدث.

استخدم هذا التوضيح عند التعامل مع المرتجعات:

القاعدة البسيطة:

إذا رجع مبلغ للعميل على طلب له فاتورة إلكترونية، سيصدر إشعار دائن لهذا المبلغ.

يمكن أن يحدث أكثر من استرداد جزئي لنفس الطلب.

مثال:

هذا طبيعي. كل عملية استرداد ناجحة تعتبر حركة مستقلة.

النظام لا يكرر نفس الإشعار لنفس الاسترداد، لكنه ينشئ إشعار دائن جديد إذا قمت باسترداد جديد فعلا.

من صفحة الطلب ستظهر لك الفاتورة الأصلية، وأي إشعارات دائنة مرتبطة بالاسترداد.

استخدم:

إذا كنت تريد التأكد أن المستند يعكس الطلب بشكل صحيح، راجع:

استخدم تقرير ZATCA في نهاية الشهر أو الربع لمراجعة الحركة قبل تقديم الإقرار.

راجع في التقرير:

للاقرار الشهري أو الربع سنوي، صدّر التقرير للفترة المطلوبة وراجعه مع المحاسب قبل تقديم الإقرار في بوابة الهيئة.

بعض الرسائل تكون تحذيرية فقط ولا تعني بالضرورة أن الفاتورة فشلت. المهم أن تقرأ الحالة وتصحح البيانات إن لزم.

قد يظهر تحذير مثل BR-KSA-F-08.

معناه غالبا أن رقم السجل التجاري أو أحد معرفات البائع أو المشتري يحتاج مراجعة.

ماذا تفعل؟

إذا ظهر تنبيه مثل:

ZATCA auto invoice start date is missing. Re-save auto ZATCA settings.

افتح إعدادات الفوترة الإلكترونية، اختر حالة الطلب المناسبة، ثم احفظ إعدادات الإصدار التلقائي مرة أخرى.

هذا يساعد النظام على معرفة تاريخ بداية الإصدار التلقائي، حتى لا يصدر فواتير تلقائية لطلبات قديمة.

إذا ظهر تنبيه متعلق بالطلبات الدولية أو التصدير، راجع عنوان الطلب وبلد العميل.

إذا كان الطلب محليا وظهر التنبيه بالخطأ، أرسل رقم الطلب وصورة التنبيه لفريق الدعم.

لا. بعد الربط يجب اختيار حالة الطلب وحفظها.

لا. يجب أن تختارها أنت حسب طريقة تشغيل متجرك.

نعم، إذا كان الطلب له فاتورة إلكترونية وتم استرداد مبلغ للعميل.

لا. التنبيه داخل نافذة الاسترداد للتوضيح فقط. إنشاء الإشعار الدائن يتم تلقائيا عند نجاح الاسترداد.

نعم، إذا كان هناك أكثر من استرداد جزئي. كل استرداد ناجح ينشئ إشعار دائن مستقل.

من صفحة الطلب عبر عرض الحالة و XML، ومن تقرير ZATCA للفترة الكاملة.

تواصل مع الدعم إذا:

عند التواصل مع الدعم، أرسل: